W każdym przedsiębiorstwie przez okres jego działalności powstaje wiele dokumentów archiwalnych, a więc takich, które wymagają odpowiedniego przechowywania przez wskazany w prawie okres. Zalicza się do nich m.in. różnego rodzaju regulaminy, a także akta notarialne czy sądowe. Jeśli niektórych dokumentów pozbędziesz się zbyt szybko, na Twoją firmę może zostać nałożona kara. Jak właściwie przechowywać ważne druki?
Jak powinny być przechowywane dokumenty ważne dla przedsiębiorstwa?
Dokumenty powinny być przechowywane w miejscu, w którym zmieszczą się wszystkie ważne druki przedsiębiorstwa. Istotne jest, aby do wybranego miejsca nie miały dostępu osoby trzecie. W końcu w tego rodzaju aktach często znajdują się dane poufne. Dobrze też zadbać o to, żeby przechowywane dokumenty było odpowiednio posegregowane. Dzięki temu znalezienie określonego druku np. w wypadku kontroli nie powinno stanowić żadnego problemu. Pomocne okazują się w tym przypadku segregatory oraz teczki, które można odpowiednio opisać.
Warto też mieć na uwadze, aby dokumenty znajdowały się w pomieszczeniach, w których nie ma zbyt dużej wilgoci, co mogłoby prowadzić do ich zniszczenia. Z kolei optymalna temperatura do przechowywania druków wynosi od 14 do 20°C. Aby archiwizacja dokumentów była przeprowadzona we właściwy sposób, należy zapoznać się z obowiązującym prawem dotyczącym tego rodzaju czynności.
Czy archiwizacja dokumentów zawsze musi odbywać się w firmie?
Dokumenty można przechowywać we własnym przedsiębiorstwie. Alternatywą dla zatrudnienia archiwisty jest skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, która zajmie się zbieraniem i kategoryzowaniem poszczególnych druków. To pozwoli na zaoszczędzenie czasu oraz dodatkowego miejsca, które warto zagospodarować w inny sposób. Dzięki temu zapewnisz swoim dokumentom bezpieczeństwo, a także zadbasz o to, aby wszystkie druki można było znaleźć prosto i szybko.
