Obowiązujące prawo wymaga przechowywania określonych dokumentów firmowych przez wskazany okres zależny od rodzaju druku. Nierzadko jednak tego typu pism jest bardzo dużo, a ich samodzielne układanie i przechowywanie okazuje się trudne. W takim wypadku warto skorzystać z usług przedsiębiorstwa, które oferuje przechowywanie tego rodzaju rzeczy. Jakie plusy ma to rozwiązanie?
Jakie zalety ma profesjonalna archiwizacja dokumentów?
Możemy zdecydować się na samodzielne przechowywanie wszystkich ważnych pism. Warto jednak pamiętać, że to wymaga od nas zorganizowania odpowiedniego, bezpiecznego miejsca dla druków, a także poświęcenia czasu na ich segregowanie. Inaczej jest w przypadku, gdy postawimy na usługi archiwizacji dokumentów. Główne zalety takiego rozwiązania to:
- porządek we wszystkich drukach, co pozwala w krótkim czasie dotrzeć do potrzebnych druków,
- odpowiednie zabezpieczenie ważnych pism przed osobami trzecimi i udostępnianie ich wyłącznie uprawnionym osobom,
- oszczędność czasu wynikająca z tego, że, tak jak zostało wspomniane, nie trzeba samodzielnie segregować wszystkich dokumentów,
- ochrona przed zgubieniem dokumentów,
- oszczędność miejsca, ponieważ nie trzeba przeznaczać pomieszczenia w firmie na dokumenty,
- pewność, że wszystkie druki są przechowywane zgodnie z prawem bez konieczności ciągłej kontroli w związku z tym, że w profesjonalnej firmie takie zadania są powierzane doświadczonym archiwistom, którzy znają wszystkie obowiązujące przepisy.
Warto także dodać, że zlecenie przedsiębiorstwu zewnętrznemu opieki nad dokumentami jest z reguły bardziej opłacalne niż zatrudnienie archiwisty na etacie.
Komu powierzyć archiwizację dokumentów?
Jeśli zdecydujemy się na zlecenie archiwizowania dokumentów firmie zewnętrznej, musimy pamiętać, aby wybierać wyłącznie przedsiębiorstwa, które zatrudniają specjalistów. To da nam pewność, że druki będą właściwie poukładane i przechowywane przez wskazany czas. Co więcej, dobrze sprawdzić, czy po określonym czasie dana firma zajmie się też zniszczeniem pism.
