Bezpieczne niszczenie dokumentów stało się jeszcze ważniejsze niż dotychczas, ze względu na wejście w życie RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych aktualnego od 25 maja 2018 roku. Nakłada ono na przedsiębiorstwa obowiązki związane z odpowiednim przechowywaniem oraz niszczeniem dokumentów zawierających dane poufne.
Jak powinno przebiegać bezpieczne niszczenie dokumentów?
Dokumenty muszą być niszczone zgodnie z trzecim stopniem tajności, który wskazuje norma DIN 66399. Dane muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odczytanie, dlatego podarcie lub zamazanie papieru nie jest wystarczające. Przedsiębiorcy mogą wykorzystać do tego profesjonalne niszczarki spełniające określone wymagania bądź zlecić usługę profesjonalnej zewnętrznej firmie.
Dlaczego warto przekazać niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie?
Nie wszystkie przedsiębiorstwa dysponują wolnym pomieszczeniem oraz sprzętem potrzebnym do bezpiecznego niszczenia dokumentów. W takiej sytuacji warto skorzystać z usług wykwalifikowanej firmy. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje gwarancję, że procedura zostanie przeprowadzona w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Po rozpoczęciu współpracy Klient otrzymuje protokół przekazania materiałów do zniszczenia oraz certyfikat zgodności. Profesjonalne firmy korzystają z wysokiej klasy niszczarek np. marki HSM. Ponadto przekazują powstałą makulaturę do przemysłowych zakładów przemysłowych, dzięki czemu może być ponownie użyta.
Do czego jeszcze zobowiązuje RODO?
RODO oprócz zasad dotyczących niszczenia danych, wskazuje też okres i sposób przechowywania dokumentów. Nie mogą być trzymane w firmie dłużej, niż jest to konieczne i w zależności od rodzaju danych, wytyczone zostały konkretne okresy ich archiwizowania. Obowiązki związane z archiwizacją i niszczeniem dokumentów ciążą na przedsiębiorcy, a niewywiązanie się z niego może skutkować bardzo dotkliwymi karami pieniężnymi.
