Działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością przechowywania części dokumentów. Po określonym czasie archiwa te można zniszczyć w odpowiedni sposób. Jednak należy pamiętać o tym, że proces utylizacji dokumentacji firmowej musi spełniać szereg wymogów, określających, czy czynność była przeprowadzona zgodnie z prawem, a także służyła interesowi przedsiębiorstwa.
Dlaczego coraz więcej form w Polsce decyduje się na bezpieczną utylizację dokumentów?
Okres przechowywania dokumentacji przedsiębiorstwa wynosi co najmniej 5 lat. W szczególnych wypadkach może on być wydłużony do 10 lat lub więcej. Po upływie tego czasu dalsze przetrzymywanie archiwów staje się bezcelowe. Gromadzenie zbędnych dokumentów niesie ze sobą koszty ich magazynowania, a ponadto wiążę się z zajmowaniem cennej przestrzeni w budynku. Jednak niepotrzebnych dokumentów firmowych nie można zwyczajnie wyrzucić do śmieci. Zgodnie z obowiązującym prawem, firmy zobowiązane są do niszczenia dokumentów według określonych wytycznych. Warto pamiętać o tym, że ilość produkowanych papierów rośnie wraz z rozmiarem przedsiębiorstwa. Dlatego duże organizacje bardzo często zlecają utylizację dokumentów firmom zewnętrznym. Jak się jednak okazuje, coraz więcej mikro przedsiębiorstw oraz firm jednoosobowych decyduje się na outsourcing tego typu. Zyskują dzięki temu gwarancję bezpieczeństwa oraz zachowania reguł, jakie obowiązują podczas utylizacji archiwów.
Ryzyko związane z niszczeniem dokumentacji firmowej we własnym zakresie
Przede wszystkim nieprawidłowe zniszczenie dokumentacji może doprowadzić do wycieku danych o szczególnym znaczeniu. Do dokumentów zawierających najważniejsze informacje na temat przedsiębiorstwa zaliczyć można: rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem skarbowym, listy płac, karty wynagrodzeń, umowy, raporty imienne, księgi rachunkowe, faktury zakupowe i sprzedażowe. Jeżeli archiwa tego typu wpadną w niepowołane ręce, może skutkować to poważnymi konsekwencjami dla firmy. Chodzi tu zarówno o kary nałożone przed instytucje kontrolujące, jak i wykorzystanie cennych danych przez konkurencję. Warto pamiętać, że firmy zajmujące się utylizacją dokumentów znają przepisy prawa w tym zakresie, a samodzielne niszczenie dokumentacji rodzi ryzyko błędnej interpretacji ustawy oraz przeoczenie istotnych aspektów.
