Profesjonalne i bezpieczne niszczenie dokumentów to usługa, z której korzysta coraz więcej firm na całym świecie. Podczas całego procesu należy pamiętać o wielu zasadach, dotyczących sposobu usuwania danych zgodnie z RODO i niszczenia informacji poufnych. Nie mniej ważne są jednak prawa opisujące, jakiej dokumentacji nie wolno niszczyć. Jakie to dokumenty oraz jak długo należy je zachowywać?
Jak długo należy przechowywać dokumentację kadrowo-płacową?
Dokumentacja kadrowo-płacowa to jeden z najważniejszych elementów zarządzania każdą firmą. Pracodawcy mają obowiązek przechowywać wiele istotnych dla pracowników informacji, takich jak umowy o pracę, listy płac i świadectwa pracy. Ponadto zgodnie z przepisami kodeksu pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych, taka dokumentacja powinna być przechowywana przez okres co najmniej 50 lat od daty zakończenia stosunku pracy.
Co należy wiedzieć o dokumentacji księgowej?
Księgi rachunkowe i inne dokumenty finansowe mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty te muszą być przechowywane przez okres co najmniej 5 lat po zakończeniu roku obrotowego. Dotyczy to zarówno papierowych, jak i elektronicznych form zapisu. Warto jednak pamiętać, że pewne elementy dokumentacji księgowej, takie jak na przykład dowody, mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania. Wyróżnia się również przepisy dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentów technicznych i medycznych.
Jak dbać o dokumentację w firmie?
Każda instytucja czy przedsiębiorstwo musi dbać o właściwe przechowywanie dokumentacji, biorąc pod uwagę okresy ich przechowywania oraz ewentualne ograniczenia prawne dotyczące niszczenia takich dokumentów. Warto regularnie aktualizować swoją wiedzę na ten temat oraz korzystać z nowoczesnych technologii do przechowywania danych, aby uniknąć ewentualnych problemów i kłopotów wynikających z utraty lub zniszczenia ważnych dokumentów.
