Niszczenie dokumentów to czynność, którą wielokrotnie w swoim życiu wykonujemy zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak ważne jest odpowiednie zarządzanie dokumentami i usuwanie tych, które nie są już potrzebne. Niszczenie powinno przebiegać w odpowiedni sposób w celu ochrony prywatności osób fizycznych oraz interesów przedsiębiorstw.
Jak niszczyć dokumentację zawierającą dane osobowe?
Wejście w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w 2018 roku znacznie wpłynęło na sposób, w jaki należy postępować z dokumentacją zawierającą dane osobowe. W przypadku danych elektronicznych obowiązuje zasada minimalizacji danych oraz prawo do bycia zapomnianym. Oznacza to, że jeśli dana osoba zażąda usunięcia swoich danych z naszej bazy, musimy to uczynić, oczywiście, jeśli nie mamy prawnego obowiązku przechowywania tych informacji. Dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe także podlega tym przepisom. Osoba fizyczna lub przedsiębiorstwo przechowujące takie dane, ma obowiązek odpowiednio je zabezpieczyć oraz usunąć, gdy nie są już potrzebne. Niszczenie dokumentów z danymi osobowymi powinno odbywać się w sposób uniemożliwiający odczytanie oraz odtworzenie tych informacji.
Jakie dokumenty firmowe należy niszczyć?
W związku z obowiązującymi przepisami prawa, przedsiębiorstwa muszą przechowywać dokumentację księgową przez określony czas. Najczęściej wynosi on 5 lat, jednak w pewnych przypadkach może być dłuższy, np. przy umowach długoterminowych czy dotyczących nieruchomości. Po upływie tego okresu dokumenty te można niszczyć, jednak warto to zrobić w sposób odpowiedni, aby nie dopuścić do naruszenia praw osób trzecich ani do ujawnienia poufnych informacji. Inne dokumenty, które podlegają ścisłym zasadom dotyczących archiwizacji i niszczenia to dokumenty zawierające tajemnice handlowe, a także dokumentacja medyczna.
