Wiele dokumentów dotyczących firmy oraz jej pracowników wymaga przechowywania przez wskazany w ustawie czas. Należą do nich też druki księgowe. Po odpowiedniej liczbie lat należy je zniszczyć, co również powinno odbyć się zgodnie z zasadami określonymi w prawie. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że dane, które obejmuje RODO, nie trafią w niepowołane ręce. Jakie dokumenty księgowe i kiedy trzeba zutylizować? Czy musisz robić to samemu?
Dokumenty księgowe, które należy zniszczyć
Tak jak zostało wspomniane, dokumenty księgowe trzeba przechowywać przez określony czas. W większości przypadków jest to 5 lat — na tyle należy zostawić m.in. księgi rachunkowe, druki inwentaryzacyjne, a także sprawozdania. Dokumentację, która dotyczy wykorzystywanego w przedsiębiorstwie sposobu prowadzenia rachunkowości, również trzeba mieć przez okres 5 lat — jednak w tym przypadku okres ten jest liczony dopiero od upływu jej ważności. Druki związane np. z reklamacją należy przechowywać przez rok od jej rozliczenia. Dokładne informacje dotyczące każdego z dokumentów księgowych można znaleźć w obowiązujących ustawach.
Po upływie określonego czasu nie można po prostu wyrzucić wspomnianych druków. Aby uniknąć kary, należy zdecydować się na bezpieczne niszczenie dokumentów, co sprawi, że do zawartych w nich danych nie będą mieć dostępu żadne osoby trzecie. Należy pamiętać, że zgodnie z prawem wymagane jest wykorzystanie urządzeń klasy P-3 tajności według normy DIN 66399. To daje pewność, że nikt nie będzie w stanie odtworzyć danych druków.
Kto może zająć się niszczeniem dokumentów księgowych?
Warto mieć na uwadze, że niszczenie dokumentów powinno odbywać się w pomieszczeniu, do którego dostępu również nie będą mieć niepożądane osoby. Oprócz tego obsługę maszyn należy powierzyć odpowiednio przeszkolonym pracownikom. Aby mieć pewność, że cały proces utylizacji określonych druków przebiegnie zgodnie z prawem, dobrze zlecić to zadanie profesjonalnej firmie. To pozwoli zaoszczędzić również czas.
