Nieprzestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych wiąże się z konsekwencjami prawnymi. Trzeba o tym pamiętać nie tylko podczas przechowywania dokumentów, lecz także ich wyrzucania. Niezniszczenie druków zawierających poufne dane może spowodować, że trafią one w ręce osób trzecich. Jakie kary są przewidziane w prawie za niewłaściwe usunięcie danych? Co zrobić, aby ich uniknąć?
Jakie kary są przewidziane za niewłaściwe niszczenie dokumentów?
Złamanie zasad RODO jest związane z konsekwencjami pieniężnymi. Nakładaniem kar zajmuje się Urząd Ochrony Danych Osobowych. Możemy je podzielić na dwie kategorie w zależności od tego, w jaki sposób zostało złamane prawo. Pierwsza grupa dotyczy nieprzestrzegania zasad związanych z przetwarzaniem danych oraz naruszeniem praw osób, których informacje zawarte w określonych dokumentach dotyczą. W takim przypadku może pojawić się konieczność zapłaty przez firmę do 20 mln euro albo do 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa za poprzedni rok.
W przypadku drugiej kategorii, gdy ze swoich obowiązków nie wywiąże się właściwie administrator danych albo podmiot przetwarzający, kary mogą sięgnąć do 10 mln euro lub 2% całkowitego rocznego obrotu firmy za poprzedni rok. Należy również pamiętać, że bezpieczne niszczenie dokumentów może pozwolić na uniknięcie konsekwencji wynikających z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych. Jeżeli dane osobowe zostaną udostępnione niewłaściwym osobom, trzeba liczyć się nie tylko z karą grzywny, lecz także pozbawieniem lub ograniczeniem wolności.
Komu zlecić niszczenie dokumentów?
W związku z tym, że prawo nie wskazuje, kto jest odpowiedzialny za niszczenie dokumentów, część firm decyduje się na wykonanie tego samemu. Jeżeli jednak chcesz mieć pewność, że cały proces przebiegnie w taki sposób, aby osoby niepożądane nie miały dostępu do zawartych w dokumentach danych, zleć to zadanie profesjonalistom. Zajmujące się tym przedsiębiorstwa mają wymagane przez RODO urządzenia do niszczenia druków — sprzęt klasy P-3 tajności według normy DIN 66399.
