Przedsiębiorcy bardzo często spotykają się z problemem, co zrobić z dokumentacją, której nie trzeba już przechowywać, a jednocześnie nie można jej oddać do zwykłego skupu makulatury ze względu na zawarte w niej informacje o firmie. Zdaje się, że oczywistym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy zewnętrznej, która oferuje usługi archiwizacji lub niszczenia dokumentacji. Decydując się na zleceniobiorcę tego typu, powinno zwrócić się uwagę na szereg aspektów.
Na co zwracać uwagę przed zleceniem usługi niszczenia dokumentów?
Zdecydowanie do najistotniejszych aspektów należy sprawdzenie, czy firma zajmująca się niszczeniem dokumentów posiada odpowiednie normy i sprzęt do prowadzenia tego typu usług. W przypadku, gdy dokumenty zostaną zniszczone niezgodnie z prawem (np. wbrew obowiązującym przepisom RODO) lub sam proces utylizacji nie będzie spełniał odpowiednich norm, zleceniodawca narażony jest na niepotrzebne ryzyko związane z wyciekiem danych o szczególnym znaczeniu.
Na wybór wykonawcy powinien wpływać również fakt, czy firma wystawia odpowiedni certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów. Bez tego, nie będzie możliwe potwierdzenie, że dokumenty nie zostały zniszczone na własną rękę w sposób niezgodny z przepisami. Niedozwolone jest bowiem np. spalenie takiej dokumentacji. Zabezpieczenie w formie certyfikatu może zaoszczędzić wielu nieprzyjemności. Dodatkowym atutem będzie zapewnienie przez firmę zewnętrzną odbioru dokumentacji. Bardzo ważne jest, aby pojazd posiadał zainstalowany nadajnik GPS umożliwiający śledzenie trasy na etapie przewożenia paczki do miejsca jej utylizacji.
W zależności od tego, czy konieczność przekazania dokumentacji do zniszczenia jest jednorazowa, czy będzie potrzebna regularna usługa tego typu, warto sprawdzić, czy firma dysponuje ofertą dopasowaną do potrzeb potencjalnego klienta. Bardzo wiele firm oferuje jedynie jednorazową usługę, natomiast wykupienie abonamentu oznacza korzystniejszą cenę.
Czego w swojej ofercie nie posiada większość przedsiębiorstw w branży?
Poza powyższymi aspektami, które powinny być obowiązkowo spełnione, warto zwrócić również uwagę na dodatkowe kwestie – należą one do rzadkości, jednak sprawiają, że oferta staje się dużo bardziej atrakcyjna. Przede wszystkim warto spytać o deklarację zleceniobiorcy odnośnie do braku ukrytych opłat. Natomiast dla firm przyjaznych środowisku i myślących proekologicznie, niezwykle ważne będzie, aby przetworzony papier trafiał bezpośrednio do zakładów papierniczych w celu poddania go recyklingowi.
