Każdego roku firmy zajmujące się profesjonalną utylizacją dokumentów, dokonują zniszczenia faktur, wniosków pracowniczych, ofert handlowych, planów marketingowych i wielu innych rodzajów dokumentów. Zlecenie utylizacji poufnych danych znajdujących się na nośnikach papierowych daje gwarancje postępowania zgodnego z obowiązującymi normami oraz procedurami, a przede wszystkim zapobiega naruszeniu ustawy o ochronie danych osobowych. Warto pamiętać o tym, że dokumentacja tego typu jest nieocenionym źródłem na temat przedsiębiorstwa oraz jego klientów i, pomimo że jej zniszczenie może wydawać się z pozoru łatwym zadaniem, okazuje się, że istnieją pewne zasady, które znacznie usprawnią ten proces. Zapoznaj się z najważniejszymi zasadami, które pozwolą na przygotowanie materiałów do utylizacji.
O czym warto pamiętać?
Podstawową zasadą przygotowania dokumentacji do zniszczenia jest jej uważna segregacja polegająca na starannym sprawdzeniu wszelkich dokumentów, które wstępnie przeznaczone są do utylizacji będącej nieodwracalnym procesem. Może okazać się bowiem, że w stercie papierów przeznaczonych do zniszczenia, znajdują się dokumenty, które nie powinny zostać zmielone. Konieczne jest więc dokładne sprawdzenie oraz wstępne posegregowanie materiałów.
Kilka lat temu, przekazując dokumenty do zniszczenia, konieczne było usunięcie wszelkich zszywek do papieru, spinaczy, wyciągnięcie dokumentacji z koszulek itd. Obecnie nie jest to wymagane – firmy zajmujące się utylizacją takich materiałów, posiadają sprzęt przystosowany do zniszczenia wszelkich artykułów biurowych ułatwiających organizację oraz przechowywanie dokumentów.
Przygotowując dokumenty do zniszczenia, warto skontaktować się z firmą zajmującą się utylizacją poufnej dokumentacji. Określenie ilości przekazywanych materiałów, pozwoli lepiej zorganizować zabezpieczenie ładunku oraz jego transport. Jest to niezwykle istotne ze względu na poufność danych, a także konieczność postępowania zgodnie z obowiązującymi normami, a niestosowanie się do przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji.
